8 Herramientas para No Perder Tiempo como Freelance

En 2013 decidí empezar a hacer videos y contenidos de manera profesional.

Empecé mi carrera como freelance sin saber nada y uno de los principales retos a los que me enfrenté fue cómo organizarme. Había veces que no registraba pagos y luego no sabía quién me debía dinero y cuánto. Algunas veces conocía a clientes potenciales y nunca los contactaba para ver si necesitaban alguno de mis servicios. Y a veces simplemente no sabía organizar mi tiempo, entre la universidad, los trabajos freelance, proyectos personales, vida social y tener que hacer súper y mantener la casa limpia, simplemente no me daba la vida.

Este es el primero de varios posts que quiero escribir sobre freelance y, aunque van a ir más enfocados a freelance en producción audiovisual, va a haber varias cosas que apliquen inclusive fuera del freelance. Este primer post será para contestar una sencilla pregunta:

¿Cómo le hago para organizarme como freelance?

Estas son 8 herramientas y estrategias que he utilizado y que recomiendo para optimizar tu tiempo y recursos como freelancer.

1. Crea una Rutina

Hay muchas maneras de empezar a freelancear. Algunas personas empiezan su carrera directamente como freelance; algunas otras se pasan de un trabajo fijo al freelance. En cualquier caso es importante definir una rutina que se adapte a tu personalidad y necesidades. Siempre existe la tentación de que como trabajas en casa no te tienes que bañar ni arreglar y sí, hay días que la neta no se antoja, pero en mi experiencia ese tipo de rituales sirven mucho para definir cuándo empiezas a trabajar y cuándo terminas. Para tener éxito como freelance es clave que te lo tomes como cualquier trabajo. Fija una hora de "entrada" y otra de "salida". Define horarios de descanso y sobre todo un área de trabajo. Puede ser un escritorio, una parte del comedor, un rincón de tu cuarto, etc. Lo importante es que empieces a asociar ese horario y ese espacio con trabajo para evitar distracciones.

2. Toma Notas

Algo que a mí me pasa siempre es que todo se me olvida. Se me olvidan las fechas, nombres, todo. Hay partes de tu personalidad que no puedes cambiar, pero existen maneras de ayudar a reforzar tus áreas débiles. Una manera (un poco obvia) de ayudarte a recordar cosas es tomar notas de todo. Pero lo importante aquí no es solo tomar notas, es hacer que tomar notas se vuelva un hábito. Es importante tomar notas en juntas, en llamadas con clientes, en partes de tu proceso que necesites recordar por si hay que replicarlo exactamente igual. A mí me gusta tomar notas a mano en una libreta, pero la verdad es que con las libretas no soy muy bueno organizándome porque tengo mil y no tengo un sistema de cuál es para qué. Existen miles de aplicaciones que te pueden ayudar a tomar notas y que se sincronicen en todos tus dispositivos para que siempre puedas encontrar exactamente lo que buscas.

3. Haz Listas

A propósito de tomar notas, otro hábito que tengo es el de estresarme porque según yo tengo miles y miles de cosas que hacer. La mejor forma de empezar a lidiar con cada cosa es haciendo una estrategia. La mejor manera de organizar tus proyectos es con una To-Do list. Esto no solo te va a ayudar a llevar un registro de qué cosas tienes por hacer, sino también a priorizar y darte cuenta de que quizás no sean tantas cosas. Mi herramienta predilecta para administrar mis listas de pendientes y las deadlines es Wunderlist: esta app es gratis y se sincroniza con varios dispositivos, además de que te deja hacer listas colaborativas para cuando trabajes en equipo.

4. Pomodoro

Otro problema que tengo mucho es que me distraigo bastante. A veces me llegan preguntas random a la cabeza como: "¿Podrá un lightsaber cortar vibranium?" y me pongo a investigar la respuesta a mitad del trabajo. Existen millones de posibles distracciones, especialmente cuando trabajas en tu casa. Antes que cualquier otra cosa, lo mejor es reducirlas. Quita los links directos a páginas como YouTube, Reddit o Facebook. Si de plano te gana la tentación de prender la tele o ponerte a hacer otra cosa, mejor busca un café o lugar tranquilo para trabajar fuera de casa. No olvides que, como todo, la concentración es una habilidad y se tiene que desarrollar. Una herramienta para concentrarme y no distraerme que me ha funcionado bastante es el método pomodoro. El chiste es decidir una tarea (una sola) en la que te vas a enfocar; pones un temporizador de 25 minutos y trabajas exclusivamente en esa tarea hasta que el temporizador suene. Cuando suene el temporizador, haz una marca en un papel y tómate un break de 5 minutos para leer, caminar, tomar café, ver por la ventana o algo para distraerte. Vuelve a empezar el proceso y cuando llegues a la 4ta marca en el papel tómate un break más largo, como de 30 minutos. Este proceso comienza a entrenar a tu cerebro para poderse enfocar en una sola tarea por más tiempo y que no te distraigas tanto.

5. Importante ≠ Urgente

Otro sistema para priorizar es la Caja de Eisenhower. Este sistema sirve para diferenciar entre tareas importantes y urgentes. Si una tarea es importante y urgente es la de mayor prioridad y la debes hacer inmediatamente. Si una tarea es importante, pero no es urgente entonces empieza a planear cómo hacerla. Si una tarea es urgente, pero no importante significa que podrías delegarla o simplificarla. Obvio si eres freelance no tienes a quién delegarle, pero cosas como hacer el súper, pagar servicios, etc. las puedes automatizar para que no te consuman tiempo. Y por último, si una tarea no es ni urgente ni importante va hasta abajo en la lista de pendientes o de plano fuera.

6. Usa un CRM

Si ya tienes más de tres clientes con los que tienes que mantener contacto al mismo tiempo necesitas empezar a utilizar un sistema, de lo contrario corres el riesgo de perder clientes y dinero. Un CRM o Client Relationship Manager es un sistema que te ayuda a mantenerte en contacto con clientes. Todo bueno freelance sabe que la comunicación con clientes es esencial para conseguir más proyectos. No es necesario que inviertas mucho dinero en un software caro, pero sí es importante que tengas un sistema para:

• Recordar datos de contacto de clientes y clientes potenciales.

• Dar seguimiento durante y después de proyectos.

• Recordar y cumplir fechas de entrega ya sea de proyectos o facturas.

7. Vimeo PRO

Esta parte sí es específica para videógrafos y productores de contenido, pero estoy seguro de que si estás en otra industria debe haber sistemas similares. Una de las frases que más miedo genera en un freelance o creativo es: "El cliente quiere cambios". Ya de por sí comprometer tu visión e integridad artística es una lata, qué mejor que alivianarte un poco con un sistema que te permita tener mejor comunicación con tus clientes a la hora de la etapa de revisiones. Cuando entrego un primer corte de un proyecto a mis clientes se los envío por la página de Review de Vimeo PRO. Esta plataforma les permite dejarme comentarios con marca de tiempo y en lugares específicos de la pantalla. Esto significa que no tengo que andar interpretando qué parte del video quieren que cambie. Además de que Vimeo me da los comentarios en forma de checklist para mantener mi workflow más organizado.

8. Google Sheets

Y por último, en organización, nada le gana a una buena hoja de Excel. Yo en lo personal uso Google Sheets porque puedo guardarlas en la nube y acceder a ellas desde cualquier compu o smartphone. Uso Sheets para preparar presupuestos y hacer hojas de llamado, pero en particular para llevar las cuentas de un proyecto. Si el cliente ya pagó el adelanto, cuánto tengo que pagar al crew, cuánto tengo que apartar de impuestos, si el cliente realizó el pago completo, etc.

Lo más importante a la hora de organizarte es crear y perfeccionar un sistema que se adapte a ti y a tus necesidades. Nunca construyas un sistema basado en herramientas. Mejor define el sistema que mejor te acomoda y después busca herramientas para hacerlo más eficiente. Recuerda que no existe solo una respuesta correcta y que lo mejor es explorar y hacer prueba y error. Uno de los atractivos más grandes de volverte freelance es tener más control sobre tu tiempo. Entre más eficiente seas con el uso de tu tiempo, más te va a sobrar para seguir proyectos personales, hobbies y vida social.

Como ya escribí al principio de este artículo, este es el primero de varios posts sobre freelance. Si hay algún tema específico que te interese, deja un comentario y lo tomaré en cuenta en futuros posts. Dime, ¿crees que un lightsaber puede cortar vibranium? También seguiremos escribiendo sobre producción audiovisual. El próximo post es sobre un proyecto en el que participé haciendo timelapse.